martes, 25 de agosto de 2009

PROCESO SELECCION DE PERSONAL.


La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la compañia convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la admisnistracion de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado.


erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organizacion debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa.

PROBLEMATICA.

Estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones

Como la falta de competitividad del personal de una compañia afecta la efectividad de su trabajo y el desarrollo de la compañia.

El principal problema radica en la falta de un proceso de selección adecuado para la contratación del personal de la compañía por consiguiente se derivan una serie de errores en el momento de la selección y contratación de la persona adecuada para el cargo, como los siguientes:

La empresa no tiene establecido un proceso de selección propiado para el personal que labora allí.


No hay una exigencia de estudio en ciertas labores que requieren un mínimo de conocimientos técnicos.

No hay ningún tipo de estudio de la personalidad y actitud de las persona contratada.No se tiene continuidad en los procesos ya que hay gente más capacitada que otra trabajando en la misma área.


Estos entre otros muchos efectos se pueden encontrar en la compañía, ya que no se cuenta con un proceso de selección que determine el personal idóneo para el desarrollo de una actividad.




MARCO HISTORICO DEL PROCESO DE SELECCION.


ANTECEDENTES:

Desde epocas primitivas vemos que el hombre se vio en la necesidad de seleccionar a aquellos animales que reunieran las mejores caracteristicas para satisfacer sus necesidades alimenticias. Un ejemplo muy claro de éste sería cuando el hombre seleccionaba a los mejores mamuts por su gran dimension, apariencia y fuerza.



Posteriormente, en etaqpas mas cercanas, también podemos observar que el hombre de nuevo vuelve a elegir, pero en este caso las personas, según su raza, su fuerza, entre otras caracteristicas. Esto se ve reflejado en la etapa del esclavismo, puesto que, necesitaban hombres que pudieran resistir variasd horas de trabajo, sin descanso, además que fueran fáciles de someterse a todas las disposiciones que el esclavista dictaba.





Más aun en la actualidad estamo buscando un mayor desarrollo de nuestra sociedad basado en un capitalismo industrial, donde la importancia para lograr una econimia con mayor liquidez y solidez, lo contituye las empresas.



HIPOTESIS.




























HISTORIA DE LA EMPRESA CON LA PROBLEMTICA PLANTEADA.



IMCOMELEC INGENIEROS LTDA fue fundada en Enero 21 de 1991, con el objeto de ofrecer Servicios de Ingeniería Eléctrica y de comercializar materiales eléctricos de producción nacional y del extranjero. Hoy día hemos avanzado en este proceso y gracias a los requerimientos de algunos de nuestros clientes hemos ampliado nuestra cobertura en el suministro de equipos y servicios de ingeniería que van desde el diseño hasta el montaje y entrega en servicio de subestaciones tableros de medidores y tableros de distribución, incluyendo el suministro.






MISION

Ofrecer soluciones tecnológicas de última generación en medición y en control de perdidas, dirigidas a las empresas de servicios públicos domiciliarios, a sus empresas proveedoras de servicios complementarios y a sus clientes.




VISION

IMCOMELEC INGENIEROS LTDA seguirá siendo identificada por todos sus proveedores nacionales y extranjeros con quienes mantenga acuerdos comerciales, como su mejor aliado comercial y como la empresa que provee el mejor soporte técnico para sus productos y servicios.



En el mediano plazo, ampliaremos nuestro portafolio de Productos y Servicios hacia otros sectores de la economía buscando la permanencia de la Empresa hacia largo plazo.



ESTRATEGIAS





* Procuraremos ser líderes en cada nuevo producto y/o servicio que ofrezcamos a nuestros clientes, manteniendo estándares de calidad que superen sus expectativas.



* En la ejecución de proyectos de infraestructura, buscaremos aliados estratégicos que provean productos y servicios que garanticen a nuestros clientes cumplimiento de sus requerimientos.



* Haremos de Imcomelec una empresa sólida, responsable de las obligaciones adquiridas con nuestros clientes, proveedores, bancos, estado, socios y colaboradores.





OBJETIVOS




* Importación de productos y soluciones para el Sector Eléctrico y de Telecomunicaciones.



* La Ejecución de Obras de ingeniería Eléctrica, Civil y Telecomunicaciones.









 
MATRIZ DOFA.







































OBJETIVOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

· Reclutar, preseleccionar e ingresar las hojas de vida al motor de búsqueda, con el fin de mantener la base de datos actualizada, clasificada y con el número de hojas de vida necesarias para atender las necesidades de personal de los clientes


· Ejecutar el proceso de selección y contratación de todo el personal nuevo que ingrese a la Corporación, verificando el cumplimiento de las competencias requeridas, conforme a lo establecido en la normatividad institucional.





· Realizar la búsqueda, reclutamiento, selección e ingreso de personal operativo para las empresas de cualquier sector según las necesidades del cliente.



· Establecer los parámetros y actividades para la administración de los clientes en el proceso de selección.



· Evaluar y seleccionar personal apto de acuerdo a las solicitudes y necesidades de los clientes



ESTRATEGIAS PARA EL PROCESO DE SELECCION.

Utilización de contactos ajenos a la compañía con el fin de conseguir candidatos para cubrir las vacantes. Entre ellos están: Internet, empresas afines al área de trabajo de la vacante a cubrir, Instituciones educativas (técnicas, tecnológicas o profesionales en diferentes áreas), avisos de periódico, avisos de radio, avisos de Televisión e incluyendo otras fuentes como él perifoneo, entrega de volantes, parabólica, alcaldías y las juntas de acción comunal y toda estrategia que se genere para lograr consecución de hojas de vida

· Definir el cargo.





· Levantar el perfil del cargo.





· Realizar acciones de reclutamiento para conseguir hojas de vida, así mismo, es necesario hacer una primera selección de las hojas de vida para mantener las que corresponden al perfil



· Realizar pruebas psicotécnicas y entrevistas con psicólogos profesionales





DISEÑO DE PLANES

·
Implantar manual de procedimientos


· Analizar los requisitos del personal

· El área de gestión humana revisa las pautas de contratación antecedentes, referencias personales y familiares


· Realizar la evaluación para selección de personal


· El área de gestión humana revisa las competencias y habilidades del aspirante para proceder a seleccionar


· Ejecutar la selección


· El líder del área de gestión humana posterior al proceso de selección vincula al aspirante según las políticas de la compañía


· Tramitar la vinculación


· Retroalimentar el sistema


· Requerimientos de personal


· Solicitudes certificado laboral


· Solicitudes de afiliación y modificación a la seguridad social

Presupuesto plan selección de personal


El valor de recursos asignados para el área de gestión humana y la selección de su personal, para alcanzar los objetivos, la estrategias y llevar a cabo sus planes oscila en CIENTO CUARENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($48.000.000) los cuales se asignaran y ejecutaran de la siguiente manera:

· El 50% será invertido en capacitación para los funcionarios de la compañía.

· El 35% será invertido en la implementación del sistema de selección de personal, objetivo principal de nuestra compañía debido a la labor que desempeña.


· El 15% de los recursos serán asignados para el bienestar y actividades culturales de los funcionarios de la compañía.


POLITICAS PARA EL PROCESO DE SELECCION.


·
Brindar oportunidades de ascenso a los funcionarios internos de la compañía, si no se encuentra a la persona con el perfil adecuado iniciar el proceso de selección



· La selección del personal debe realizarse mediante evaluaciones completas del carácter de las personas, sus aptitudes, y una evaluación del conocimiento teórico y práctico del aspirante.



· La contratación de personas se realiza siempre y cuando exista la vacante al interior de la compañía.





· La contratación se realizara a personas física, intelectual o técnicamente aptos para desarrollar la tarea requerida


PROCEDIMIENTOS

·
Existencia de un cargo o vacante
· Análisis y descripción del cargo
· Reclutamiento
· Preselección
· Selección


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SELECCION DE PERSONAL


1. INGRESO DE PERSONAL PERMANENTE.





1.1.El ingreso de personal debe basarse en la salida de algún colaborador de la empresa, la creación de un cargo y cuando el volumen de trabajo en la empresa se incremente de tal forma que amerite contratar más personal.



1.2.Se deberán buscar los posibles candidatos a ocupar el cargo vacante desde el mismo momento en que el colaborador que lo desempeña presenta su renuncia. Esto con el fin de poder buscar a la persona que lo va a reemplazar dentro del menor tiempo posible para tratar de que pueda ser capacitada por el mismo colaborador que se retira y que la empresa no quede en ningún momento con un cargo desocupado.



1.3.Los ingresos de personal solo deberán efectuarse el 1 y el 16 de cada mes.


1.4. Para ocupar los cargos vacantes se pensara primero en los candidatos internos que en los externos.



1.5. La aprobación o desaprobación del aspirante le corresponderá a:



Jefe inmediato:



Debe establecer las funciones a ejercer dentro del cargo vacante y buscar dentro de los candidatos internos quien pueda ajustarse a ellas.
Debe pasar las funciones del cargo vacante y los nombres de los posibles candidatos internos a coordinador contable y administrativo.



Coordinador contable y administrativo:



Determina si alguno de los candidatos internos que postulo el jefe inmediato puede pasar a desempeñar el nuevo cargo.
Si no es escogido un candidato interno para el cargo, pasa a hacer una selección de las hojas de vida recibidas por los candidatos externos y les hace una entrevista.


nota: todos los datos suministrados por los candidatos externos deben ser debidamente revisados antes de la entrevista.



Secretaria coordinador contable y administrativo:


Entrevista a los candidatos que le pasa el coordinador contable y administrativo y decide cual es el mas indicado para ocupar el cargo.

1.6.Cuando se crean cargos nuevos la capacitación estará a cargo del jefe inmediato, ya que es el quien ha solicitado la creación del cargo ante la gerencia general. Por eso es quien sabe cuales son las funciones que este nuevo cargo dentro de la empresa va a desempeñar.
1.7. Entre el jefe inmediato y el coordinador contable y administrativo se determina cual será el nombre del nuevo cargo y el lugar que ocupara dentro del organigrama general de la empresa


2. INGRESO DE PERSONAL TEMPORAL.

2.1.El ingreso de personal temporal se hará únicamente cuando exista un atraso de trabajo en el área de producción; teniendo la persona posibilidades inmediatas o a un futuro de poder vincularse de manera permanente con la empresa.


2.2.El personal temporal será buscado y contratado directamente por la empresa y no por intermedio de compañías que proporcionan personal temporal.


2.3.El tiempo de duración de los contratos de personal temporal no debe ser inferior a tres (3) meses ni superior a seis (6) meses.


2.4.Es el jefe inmediato quien debe solicitar ante la gerencia general el personal temporal, ya sea para reemplazo o adicional.

2.5.La aprobación o desaprobación del aspirante le corresponderá a:


2.6. Al terminarse el contrato de trabajo del colaborador temporal, su jefe inmediato debe presentar un informe sobre la gestión realizada por este a el coordinador contable y administrativo, con el fin de poder analizarla y determinar si se le contrata de manera permanente con la empresa ya sea inmediatamente o en un futuro


3. ELABORACION DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO.


3.1. Los contratos de trabajo a firmar por todos los colaboradores de la empresa deben ser de las formas continúas minervas así:
Contrato de trabajo a termino indefinido para el personal permanente.
Contrato de trabajo a termino fijo para el incremento de la producción para el personal temporal.



3.2. Toda persona que ingresa a desarrollar actividades laborales propias de la empresa debe firmar el día que inicia sus labores en ella, los contratos de trabajo mencionados en el punto anterior dependiendo del tipo de contratación que vaya a tener.



3.3. Todos los contratos de trabajo de la empresa deben ser diligenciados y archivados por la secretaria de coordinador contable y administrativo, quien además debe encargarse de que cada colaborador que entra a laborar en ella le firme dicho contrato.


EXAMENES MEDICOS DE ADMISION Y RETIRO.

5.1. EXAMEN DE ADMISION.


5.1.1. El examen medico de admisión debe practicarse siempre inmediatamente antes del ingreso del colaborador a la empresa. Este examen comprende estudio clínico y de laboratorio.

5.1.2. El estudio clínico consta de interrogatorio y examen físico general que tienda a verificar la aptitud física y mental del candidato para el desempeño de las funciones que le van a ser asignadas.

5.1.3. Los exámenes de laboratorio clínico a realizar a todos los candidatos a ingresar a la empresa son:

* baciloscopia. * gravidez. * serologia.

El medico podrá ordenar otros exámenes cuando los considere necesarios para el buen desempeño de la labor a ejecutar.


5.1.4. De acuerdo con los resultados del reconocimiento medico cada candidato debe clasificarse como:



• Aceptado, sin defectos o enfermedad alguna.


• No es aceptado por tener una enfermedad o limitación declarada que interfiera en su capacidad laboral o pueda representar riesgos para el y la comunidad.



5.1.5. Son causa de clasificación -no es aceptado- las siguientes:


• t.b.c. pulmonar activa.
• Hipertensión arterial no controlada.
• Cardiopatía descompensada con cardiomegalia.
• época con signos de insuficiencia respiratoria.
• defectos severos de agudeza visual no corregibles.
• diabetes con retinopatía o nefropatía.


5.1.6. El examen medico de admisión debe ser firmado por el medico que lo realiza con anotación de su registro profesional y por el colaborador a ingresar, este examen conjuntamente con los demás documentos clínicos, constituye la historia clínica de dicho colaborador.



VALORES Y VIRTUDES DEL PERSONAL.



VALORES
Respeto………Buen trato.
•Tolerancia……Compañerismo.
•Compromiso.
•Justicia.
•Compromiso.
•Identidad con la empresa.
•Responsabilidad.
•Racionabilidad en el uso de los recursos.
•Protección de los recursos naturales y de la empresa.



VIRTUDES


•Respetuosas
•Tolerantes
•Honestas
•Comprometidas
•Responsables
–Con su Familia.
–Con la naturaleza.





ORGANIGRAMA DE LA COMPAÑIA.










RETIRO DE PERSONAL


TRAMITE EN CASO DE RETIRO DE PERSONAL POR RENUNCIA VOLUNTARIA.

• Los pasos que se deben seguir son:
• - Colaborador que renuncia:
Presenta su carta de renuncia en original a coordinador contable y administrativo o a gerencia general.
En la entrevista de retiro entrega la lista en la que figuran los elementos, equipos y muebles de trabajo que tenia a su cargo y responsabilidad.
• - coordinador contable y administrativo:
Firma el original de la carta de renuncia presentada por el colaborador como símbolo de su aceptación y la pasa a la secretaria de coordinador contable y administrativo para que la archive en el fólder del colaborador saliente.
Ordena la elaboración de la carta autorizando el examen medico de retiro en original y dos copias. original para el colaborador, una copia para archivarla en la historia clínica del colaborador y otra que queda adherida al comprobante de pago de la liquidación.
• Ordena elaborar cinco (5) avisos de retiro que se distribuyen así:

• oficina de contabilidad.
• agencia de seguros.
• jefe inmediato.
• seguridad y vigilancia.
• recepción y conmutador.
• Realiza la entrevista de retiro al colaborador que renuncia y deja constancia de ella por escrito en el fólder del colaborador.
• Durante esta pide al colaborador la lista en la que figuran los elementos, equipos y muebles de trabajo que el tenia a su cargo y responsabilidad y la compara con la que el firmo el día que inicio labores en la empresa y con los elementos reales. Dicha lista debe estar firmada con nombre legible.

• Entrega los siguientes documentos al colaborador saliente para que los firme:
• - tres (3) formatos de la liquidación.
• - tres (3) formatos de la constancia de recibo del cheque de la liquidación firmada por dos (2) testigos.
• - el original y dos (2) copias de la autorización para el examen medico de retiro.
• - tres (3) copias para el reclamo de las cesantías.
• - tres (3) cartas en donde se avisa a la agencia aseguradora de la salida del colaborador de la empresa.

• las tres copias se entregan así:
• - una copia de cada uno de los documentos anteriormente nombrados va al fólder del colaborador saliente debidamente firmada por este.
Una segunda copia va adherida al comprobante de pago de la liquidación que es firmado por el colaborador saliente.
El original del examen medico de retiro y la tercera copia de los demás documentos es entregada al colaborador como constancia de todos los documentos que debe recibir.
• nota: al colaborador firmar los documentos anteriores y recibirlos, se da por terminada la labor de este dentro de la empresa.

• secretaria coordinador contable y administrativo:
Archiva el original de la carta de renuncia del colaborador en el fólder de este.
Realiza la carta de autorización del examen medico de retiro en original y dos copias y la envía al medico autorizado con el colaborador saliente, el día en que este deba hacerse el examen.
Pide la cita medica para la realización del examen medico de retiro del colaborador saliente y le da la fecha y hora de ella a este ultimo.
Realiza los cinco (5) avisos de retiro y los distribuye a quien corresponda.
• Medico autorizado:
Una vez practicado el examen medico de retiro, envía los resultados a la secretaria de coordinador contable y administrativo con un original que se le entrega al colaborador y dos (2) copias que quedan en la empresa; una en la historia clínica del colaborador y otra en el comprobante de pago de la liquidación. tanto original como copias del examen de retiro deben estar firmadas por el medico examinador y por el examinado.





TERMINACION UNILATERAL DEL CONTRATO DE TRABAJO POR PARTE DE LA EMPRESA.


Los pasos que se deben seguir son:
• Coordinador contable y administrativo:
Solicita asesora al abogado laboralista de confianza de la empresa sobre el caso y sobre la elaboración de la carta de despido, la cual debe estar firmada por el gerente general.

Ordena elaborar en original y dos (2) copias la carta en que autoriza el examen medico de retiro y los cinco (5) avisos de retiro que serán distribuidos como dice en el punto 1.1.1. de este capitulo.

Si el retiro conlleva el pago de indemnización, antes de elaborar la carta de despido solicita al auxiliar contable la liquidación definitiva de las prestaciones sociales.

• Nota: es responsabilidad de contabilidad la recopilación de la información de las deducciones y pagos pendientes por el colaborador.

Hace entrega al colaborador, del cheque de su liquidación en el mismo momento en que le entrega la carta de despido. si este se niega a firmar las copias de recibido, se llama a dos testigos para que firmen como constancia de que el colaborador recibió la carta original y ordena inmediatamente la elaboración de una carta remisoria de la consignación del cheque que elabora la empresa en el banco popular. debe tenerse atenta nota de que la consignación se produzca oportunamente.

Pide al colaborador la lista en que figuran los elementos, equipos y muebles de trabajo que el tenia a su cargo y responsabilidad y la compara con la que el firmo el día que inicio labores en la empresa y con los elementos reales. dicha lista debe estar firmada con nombre legible.

• Secretaria coordinador contable y administrativo:
Elabora la carta de despido del colaborador.

Elabora la carta autorizando el examen medico de retiro en original y dos (2) copias y los cinco (5) avisos de retiro, que debe distribuir.

Solicita la cita medica para la realización del examen medico de retiro del colaborador y le da la fecha y hora de ella a este ultimo.

Elabora la carta remisoria de la consignación que hizo la empresa en el banco popular por el valor de la liquidación del colaborador que se negó a recibir su cheque.

Debe estar pendiente de que la consignación del cheque nombrado en el párrafo anterior se haga de manera oportuna.

• Auxiliar contable: Se encarga de realizar la liquidación del colaborador saliente teniendo en cuenta todos los requisitos legales que se deben hacer para estos casos.

Confirma todos los datos consignados en las hojas de vida de los candidatos externos.


Informa a los seleccionados la fecha y hora en que deben presentarse a entrevista.

Informa al candidato escogido la fecha y hora en que debe recoger la orden medica para realizarse el examen medico de ingreso.

Si los exámenes se encuentran a satisfacción del medico le informa al escogido la fecha y hora en que debe presentarse a la empresa a iniciar sus labores.

Ese mismo día hace firmar el contrato de trabajo a término indefinido y una lista que contiene los elementos, equipos y muebles de trabajo, que tendrá a su cargo y responsabilidad dicho trabajador, después de habérselos entregado en perfecto estado.
















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